सोलन, 29 सितंबर 2025 – सोलन जिले में प्रशासनिक कार्यप्रणाली को और अधिक पारदर्शी, तेज़ और प्रभावी बनाने के उद्देश्य से आज अतिरिक्त उपायुक्त सोलन, राहुल जैन की अध्यक्षता में ई-ऑफिस प्रणाली और मुख्यमंत्री सेवा संकल्प हेल्पलाइन (1100) के क्रियान्वयन की समीक्षा बैठक आयोजित की गई। इस बैठक का मुख्य उद्देश्य विभागीय कार्यों में डिजिटल हस्तक्षेप को बढ़ावा देना, शिकायतों के त्वरित निपटारे को सुनिश्चित करना और जिले के सभी अधिकारियों तथा कर्मचारियों को आधुनिक प्रशासनिक तकनीकों से परिचित कराना था।
बैठक में अतिरिक्त उपायुक्त राहुल जैन ने उपस्थित अधिकारियों को विस्तार से बताया कि ई-ऑफिस प्रणाली केवल कागजी कार्यप्रणाली का डिजिटलीकरण नहीं है, बल्कि यह पूरे प्रशासनिक तंत्र में कार्य की गति और पारदर्शिता सुनिश्चित करने वाला एक महत्वपूर्ण डिजिटल प्लेटफॉर्म है। उन्होंने कहा कि ई-ऑफिस के माध्यम से फाइलों का निष्पादन कभी भी, कहीं भी और किसी भी समय किया जा सकता है। इसके उपयोग से कार्यालयों में समय की बचत होती है, प्रक्रियाओं में सटीकता आती है और नागरिकों की शिकायतों का त्वरित समाधान भी सुनिश्चित होता है।
राहुल जैन ने यह स्पष्ट किया कि जिन विभागों ने अब तक अपने कार्यालयों में ई-ऑफिस का संचालन शुरू नहीं किया है, उन्हें तत्काल कार्यवाही करते हुए ई-ऑफिस आरम्भ करना अनिवार्य है। उन्होंने अधिकारियों को निर्देश दिए कि कार्यालय की सभी डाक और फाइलें अब ई-ऑफिस के माध्यम से अन्य विभागों तक भेजी जाएँ। इसके साथ ही, उन्होंने कर्मचारियों के डिजिटल आईडी बनाने और डिजिटल हस्ताक्षर (Digital Signature) तैयार करने के लिए समयबद्ध निर्देश दिए। इस प्रक्रिया के लिए विभागों के कर्मचारियों को एन.आई.सी. द्वारा उपलब्ध कराए गए प्रशिक्षण का लाभ लेने की सलाह दी गई।
बैठक में अतिरिक्त उपायुक्त ने कहा कि ई-ऑफिस का सॉफ्टवेयर राष्ट्रीय सूचना विज्ञान केंद्र (एन.आई.सी.) द्वारा विकसित किया गया है। यदि किसी विभाग को ई-ऑफिस प्रणाली का उपयोग करने में कठिनाई हो, तो वे एन.आई.सी. ई-डिस्ट्रिक्ट मैनेजर, सोलन, अनुज शर्मा (मोबाइल नंबर 98050-09799) से संपर्क कर सकते हैं। इसके अलावा, सभी विभागों को निर्देश दिया गया कि एक सप्ताह के भीतर अपने कार्यालय के सभी कर्मचारियों की हिम ऐक्सेस पर आईडी बनाएँ और उनका नियमित उपयोग सुनिश्चित करें।
बैठक के दौरान मुख्यमंत्री सेवा संकल्प हेल्पलाइन (1100) की समीक्षा भी की गई। अतिरिक्त उपायुक्त ने अधिकारियों को स्पष्ट निर्देश दिए कि हेल्पलाइन पर आने वाली शिकायतों का समयबद्ध निपटारा सुनिश्चित किया जाए। उन्होंने कहा कि पोर्टल का नियमित अनुश्रवण अत्यंत आवश्यक है ताकि हर शिकायत का समाधान समय पर हो सके और नागरिकों को प्रशासनिक प्रक्रियाओं में विश्वास बना रहे।
बैठक का संचालन सहायक आयुक्त नीरजा शर्मा ने किया। इस अवसर पर उद्योग विभाग के महाप्रबंधक सुरेन्द्र ठाकुर, जिला पर्यटन विकास अधिकारी पदमा, एन.आई.सी. के जिला सूचना अधिकारी चंद्र शेखर सहित जिले के विभिन्न विभागों के अधिकारी उपस्थित रहे। बैठक में अधिकारियों ने ई-ऑफिस प्रणाली और हेल्पलाइन के महत्व पर चर्चा की और अपने विभागों में इसे प्रभावी ढंग से लागू करने की योजना बनाई।
अधिकारियों को निर्देश दिया गया कि वे अपने विभागों में कर्मचारियों के लिए नियमित प्रशिक्षण और कार्यशालाओं का आयोजन करें, ताकि ई-ऑफिस प्रणाली का सही और प्रभावी उपयोग सुनिश्चित हो सके। इसके अलावा, उन्होंने यह भी जोर दिया कि डिजिटल प्लेटफॉर्म का उपयोग केवल फाइलों के निष्पादन तक सीमित न रहे, बल्कि इससे शिकायत निवारण, डेटा संग्रहण, रिपोर्टिंग और कार्य निष्पादन की गति भी बढ़ाई जाए।
बैठक में यह भी चर्चा हुई कि मुख्यमंत्री सेवा संकल्प हेल्पलाइन और ई-ऑफिस प्रणाली को एक-दूसरे के साथ इंटीग्रेटेड (संपूर्ण) डिजिटल टूल के रूप में इस्तेमाल किया जाए। इससे अधिकारियों को शिकायतों और कार्यों पर वास्तविक समय में निगरानी रखने में सुविधा होगी। अतिरिक्त उपायुक्त ने अधिकारियों से यह सुनिश्चित करने का आग्रह किया कि हर विभाग ई-ऑफिस के माध्यम से प्राप्त फाइलों और शिकायतों का रिकॉर्ड और ट्रैकिंग बनाए रखे, ताकि किसी भी मामले में प्रशासनिक जवाबदेही बनी रहे।
सोलन जिले में ई-ऑफिस प्रणाली और हेल्पलाइन की पूरी प्रक्रिया का उद्देश्य न केवल कार्यालयों की दक्षता बढ़ाना है, बल्कि नागरिकों के लिए प्रशासन को अधिक पारदर्शी, उत्तरदायी और त्वरित बनाना भी है। अतिरिक्त उपायुक्त ने कहा कि डिजिटल प्रशासन का सबसे बड़ा लाभ यह है कि आम जनता को सरकारी सेवाओं और योजनाओं का लाभ लेने में आसानी होगी और शिकायतों का त्वरित समाधान सुनिश्चित होगा।
बैठक में यह निर्णय लिया गया कि विभागों को साप्ताहिक समीक्षा के तहत प्रगति रिपोर्ट प्रस्तुत करनी होगी। इससे सुनिश्चित होगा कि ई-ऑफिस और हेल्पलाइन पर कार्य निष्पादन नियमित रूप से हो रहा है और किसी भी विभाग में देरी या समस्या आने पर तत्काल सुधारात्मक कदम उठाए जा सकते हैं।
अंततः, बैठक के समापन पर अतिरिक्त उपायुक्त राहुल जैन ने सभी विभागों के अधिकारियों और कर्मचारियों से अपील की कि वे ई-ऑफिस प्रणाली और मुख्यमंत्री सेवा संकल्प हेल्पलाइन का सही और प्रभावी उपयोग सुनिश्चित करें। उन्होंने कहा कि डिजिटल प्लेटफॉर्म के माध्यम से सोलन जिले में प्रशासनिक कार्यों की गति, पारदर्शिता और नागरिक सेवा की गुणवत्ता में सुधार होगा।
सोलन जिले में ई-ऑफिस और मुख्यमंत्री सेवा संकल्प हेल्पलाइन की यह पहल राज्य सरकार की डिजिटल प्रशासनिक योजना का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है। इससे न केवल कार्यालयीन कार्यप्रणाली में सुधार होगा, बल्कि नागरिकों को भी सरकारी सेवाओं तक पहुंच में सुविधा और त्वरित समाधान मिलेगा। अधिकारियों ने बैठक में अपनी जिम्मेदारी स्वीकार की और कहा कि वे अपने-अपने विभागों में इस प्रणाली को शीघ्र प्रभावी करेंगे।
इस प्रकार, सोलन जिले में डिजिटल प्रशासन की दिशा में उठाया गया यह कदम सरकारी कार्यों को अधिक पारदर्शी, तेज़ और प्रभावी बनाने की दिशा में एक महत्वपूर्ण प्रयास है, जो आने वाले समय में नागरिकों और प्रशासन दोनों के लिए फायदेमंद साबित होगा।
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